Februárban elindult az új félév, és ezzel együtt sokan most kezdenek ismerkedni az esettanulmányokkal. A minap másodéves hallgatók prezentációit hallgattam a söriparról, és feltűnt, hogy bizonyos hibákat mind az öt csapat elkövetett. Ezeknek egy jelentős része könnyen orvosolható, így most következzen néhány általános tanács.

Mivel ez egy esettanulmányos blog, kezdjünk egy összefoglaló táblázattal. A szintek értelmezése: a belépőszint elengedhetetlen az üzenetek átadásához, a középszint abszolválásával fenntarthatjuk az érdeklődést, míg a haladó fogások elősegítik a megértést. A táblázat után pedig lássuk a részleteket.

Előadás

• A tapasztalatok szerint a legtöbb értékelő már azelőtt megítéli a prezentálót, hogy az kimondaná az első mondatot. Éppen ezért kritikus a határozott kiállás. Ha pedig elkezdtünk beszélni, akkor legyünk hangosak, és forduljunk a közönség felé.
• Ha túléltük az első fél percet, még mindig előfordulhat, hogy a hallgatóság figyelme lankadni kezd. Ezt elkerülhetjük, ha egyenletes ütemben beszélünk, és nem ööö-zünk. Érdemes figyelni a gesztusokra is: sem a túl sok, sem a túl kevés mutogatás nem szerencsés. Fontos megemlíteni a tudatalatti mozdulatokat: igen zavaró tud lenni, ha valaki idegességében lépked, vagy a kezét tördeli. Előfordulhat, hogy épp nem jut eszünkbe a következő gondolat, ilyenkor természetesen nyugodtan a diára pillanthatunk, de semmiképp ne essünk a slide reading hibájába.
• Az igazán jó előadók a stílusra is figyelnek. Case study esetén – a tanácsadói szerepkör miatt – a komoly, üzleti stílus a megszokott. Ez persze nem azt jelenti, hogy unalmasnak kell lennünk; épp ellenkezőleg, lelkesedéssel kell átadni az üzeneteket, hisz így a közönség (és a zsűri) nagyobb eséllyel fogadja azt be.

Slide-ok

• Tapasztaltabb zsűritagok gyakran hangoztatják, hogy a hallgatók ma már sokkal szebb slide-okat tudnak készíteni, mint régen. Ez valószínűleg így is van, de a szebb nem feltétlenül jelent jobbat. A bevezetőben említett söriparos preziknél tipikus hiba volt, hogy a diákon belül nem volt felfedezhető a struktúra. Egy jó slide nem túlzsúfolt, és betartja az olvasási rendet (bal felső saroktól a jobb alsó felé). Bátran használjunk továbbá színesítő ábrákat, grafikonokat, táblázatokat: bármit, ami megtöri a szöveg monotonitását. Apropó, szöveg: a kész diasort mindig nézzük át, és a helyesírási hibákat, egyéb pontatlanságokat javítsuk ki.
• Sok prezentáció – talán az Office-ismeretek demonstrálása miatt – számtalan színben ragyog, és minden sarokból animációk röpködnek. Ez igen gyorsan a megértés rovására mehet. Itt érdemes megemlíteni, hogy a tanácsadó cégek ppt-jei általában egy domináns színt használnak (kék, zöld vagy bordó), és ezen kívül csak feketét, fehéret, és szürkét. Az animáció fül pedig nem véletlen van több cégnél is letiltva a PowerPointban…
• A megértést nagyban lehet fokozni olyan megoldásokkal, mint az action title vagy a progress bar. Előbbi olyan címre utal, ami egy mondatban összefoglalja a dia mondanivalóját. A progress bar pedig egyfajta könyvjelző, a diasor főbb szakaszait tartalmazza, így a hallgatóság mindig tisztában van azzal, hogy hol tartunk az előadásban.

 Csapat

• A prezentációt indító csapattagra nagy felelősség hárul, hiszen nem csak a saját, de a csapat megítélését is nagyban befolyásolja a kezdés. A jó nyitás felkelti az érdeklődést, bemutatja a csapatot, és összefoglalja, miről is fogunk hallani a következő percekben. Az érdeklődés felkeltésének népszerű eszköze a sztori, ami lehet a témakörrel kapcsolatos rövid történet, jó hasonlat vagy idézet is. A csapat bemutatása azért is fontos, mert a zsűri így személyre szóló visszajelzést tud adni. Az összefoglalásra pedig azért van szükség, mert a közönség elfoglalt, és mihamarabb szeretné tudni, milyen eredményre jutott a csapat.
• Apró, de nagyon zavaró hiba, ha a ppt egyes részeinek stílusa eltér. Ez azt jelzi, hogy minden tag elkészítette a saját diáit, és azután ezeket illesztették egymás után. A zsűri ebből arra következtethet, hogy az egyes strukturális elemek között hiányzik az összhang. Ezt elkerülendő mindig figyeljünk oda arra, hogy a diasor egységes képet mutasson, mind vizuálisan, mind tartalmilag.
• A csapatsportokhoz hasonlóan az esetversenyeken is elengedhetetlen a sikerhez a csapategység. A gyakorlás koordinált előadásokhoz vezet, ahol minden tag tudja, mikor jön, kitől veszi át a szót, és kinek fogja átadni a stafétát. Ez azonban nem elég, ha a csapat nem tűnik lelkesnek. Amikor éppen nem prezentálunk, akkor is érdemes érdeklődő, pozitív arckifejezést felvenni, hiszen ezzel is a csapategységet demonstráljuk.

A fenti listából a haladók valószínűleg érzik, melyik hibákat követték el régebben. Akik csak most kezdenek ismerkedni az esettanulmányokkal, azok se csüggedjenek: érdemes visszajelzést kérni a zsűritől, tanároktól vagy akár más hallgatóktól is, mivel ezek az emberek képesek rámutatni a hibákra, és hasznos tippeket adhatnak a fejlődéshez.

Kedves Olvasóim!

A legnagyobb probléma a kezdő esettanulmányozókkal, hogy megkapják az esetet, majd nem tudják rendesen beosztani az idejüket. Így hiába a nagy tudásuk, a hihetetlen kreativitásuk a végén egy felületes és átgondolatlan megoldást fognak leadni, mert kifutottak az idejükből és jelentéktelen dolgokkal foglalkoztak a fontosak helyett. Ezért most megosztok veletek egy sablont arra, hogy hogyan lehet beosztani 16 órát arra, hogy a végén kész és lehetőleg profi prezentációval tudjatok kiállni. Ezt a sablont érdemes egy baba tanulásához hasonlóan először kipróbálni, majd a saját igényeitekre és az aktuális helyzethez igazítani. Így először bemutatom a sablont, majd kicsit részletesebben le is írom.

Reading the case

Az első pont eléggé adja magát, hogy miért lényeges. Ha nem olvastad el, akkor kevésbé fogod tudni megoldani, ami itt lényeges, hogy mindenki egyedül olvassa, és még ne kezdjétek el megbeszélni vagy megoldani, mert akkor a személyes első pillanatnyi benyomásotok befolyásolhatja a többiek véleményét.

Analyses

Itt meg kell ismerni az iparágat, a céget, a helyi körülményeket és úgy alapvetően felmérni a helyzetet. Erre kiválóan alkalmasak a mindenhol tanított elemzések. Például SWOT, CSF, competetive advantage, BCG, Mckinsey matrix, STP, 4P, 7P, 4C, 7C, issue tree, stakeholder analysis, Porter, Pestel, competitors, key drivers, industry trends,supply chain, strategy canvas, pénzügyi elemzése a cégnek. Persze nem kell mindet végigcsinálni, elég a relevánsakat a helyzetben, de főleg Bachelor szinten meg kell mutatni, hogy ismeritek ezeket az elemzéseket.

Tipp: Érdemes 2 fős csoportokban dolgozni a gyorsaság miatt.

Key issues/questions

Szeretném megjegyezni, hogy mi a probléma a céggel csak legalább 3 órás munka után fordul elő először….. így tudunk tényekkel kommunikálni a problémáról nem pedig a személyes légből kapott véleményünkkel, amit igazából semmivel nem tudunk alátámasztani. Itt kell meghatározni, hogy mi az az egy vagy esetleg kettő probléma, amiben a prezentációnkban beszélni fogunk, és meg fogunk oldani. Ez azért lényeges, mert egyfelől fókuszálja a megoldást másfelől kezelhetővé és megoldhatóvá teszi az esetet.

Brainstorming

Miután meghatároztátok, hogy mi a rossz vagy kevésbé jó a cégbe, most jött el az a hihetetlen pillanat, amikor kiélhetitek a kreativitásotokat és ötletezhettek arról, hogy hogyan oldjátok meg. Erre nagyon sok technika van a brainstormingon keresztül a nominális csoport módszeren át a 7 kalap módszerig… Itt mindenki tapasztalja, hogy magának és a csoportjának melyik a legmegfelelőbb.

Alternatives/evaluations

Miután a brainstormingból kijöttek az ötletek, ezeket valahogyan értékelni kell, mert általában túl sok ötlet jön ki az ötletezésből, és nem fér bele mind a prezentációba. Ezért érdemes megtartani a legjobb 2-3-at és a többit valamilyen értékelési módszer alapján a kukába dobni.

Tipp: Mi a 4F modellt használtuk, amikor finance, feasability, future, fit alapján értékeltük a lehetőségeket.

Implementations

Most jött el az a pillanat, amikor az ördög a részletekben van és lehetőség szerint mindenre gondolva ki kell dolgozni az ötleteiteket. (Ez tegye ki kb a prezi 40%-át) Itt bizony a finanszírozáson át a marketingen keresztül a logisztikán át mindent végig kell gondolni és még azt is, hogy ki a fogyasztód. Tehát ideális esetben egy teljes üzleti tervet végiggondoltál, hogy megold ezt a csöppnyi kis feladatot.

Presentations

Miután mindent megoldottatok most jön el az igazán nehéz dolog, amikor a szép kis megoldásotok egy jól struktúrált egészbe kell rendeznetek, hogy a zsűrinek is logikus legyen ne csak nektek…. Illetve el kell kezdenetek gondolkodni a kockázatokon és a tervetek időbeosztásán. 

Practice

Miután ez mind lement és már azt hiszitek, hogy kész vagytok (tévedés) el kell kezdenetek gyakorolni a megoldást, mert az előző rengeteg munka semmit nem ér, ha nem tudjátok profin előadni. Ez pedig ugyan embertől függ, de főleg az elején legalább 6-7 elpróbálást jelent már teljesen kész prezivel…. A profik akár húszszor is elpróbálják, mielőtt kiállnak, szóval nincs semmi szégyellnivaló ebbe. Mindenki csinálja, maximum valaki nem vallja be.

Fő tanulságok

1. Ne ess neki, mint bolond tehén az anyjának! Először ismerd meg a környezetet!
2. Tényekkel és trendekkel érvelj, ne pedig a személyes véleményeddel!
3. Csak a legjobb 2-3 ötletet tartsd meg!
4. A prezentációt strukturáljátok le és a végletekig egyszerűsítsétek!
5. Gyakoroljatok, gyakoroljatok, gyakoroljatok!!!!!

Zárószó

Remélem tudtam adni némi segítséget, hogy hogyan kezdjetek neki egy esettanulmánynak. Amennyiben valamit nem elég jól írtam le, kérlek írjatok itt, vagy facebookon.

Üdv,

Starbuci